De gemeente Groningen heeft SmartDocuments van High Concept geïmplementeerd voor de verwerking van inspectierapporten en alle brieven uit het vergunningsysteem. Met het documentcreatiesysteem worden documenten automatisch in de juiste lay-out opgemaakt.
De oplossing van High Concept is gekoppeld aan het bij de gemeente operationele vergunningensysteem BWT4All van Centric. Dit systeem zorgt voor de tijdige afhandeling van aanvragen en bewaakt de volgorde in procedures. Op dit moment wordt de koppeling binnen drie kennissystemen doorgevoerd: inspectierapporten kinderopvang, bouwvergunningen en bezwaarschriften.
“Het concept hebben wij opgepikt bij de gemeente Den Haag, waar wij zagen dat deze oplossing veel voordelen oplevert”, zegt Arjo Stokman, ICT’er Bouwen en Wonen bij de gemeente Groningen. “Voorheen waren alle standaard brieven opgebouwd als ‘gestript’ RTF-document. Het aanpassen van deze brieven gebeurde in Notepad om geen onnodige RTF-code in de originele documenten te krijgen. Wijzigingen in de lay-out moesten per document doorgevoerd worden. Dit was niet meer te beheren. Nu is er een scheiding ontstaan tussen de lay-out van brieven en de inhoud van brieven. Bij het beheer van meer dan 600 brieven levert dat een enorm tijdsvoordeel op.”
“De samenwerking met de gemeente Groningen kwam snel van de grond”, zegt Ad van den Hoogen, Directeur Operations bij High Concept. “Op basis van de wensen van de gemeente Groningen hebben we een passende koppeling gemaakt, waarmee veel gebruikers van BWT4all effectiever werken.”
“Vanwege het frequente gebruik van BWT4all bij diverse gemeenten hebben wij samen met High Concept voor een generieke koppeling gekozen”, vervolgt Stokman. “We werken nauw samen met High Concept om de koppeling constant aan te scherpen. In mijn rol als voorzitter van het functioneel overleg van BWT-gebruikers vind ik dat gekozen moet worden voor generieke toepassingsmogelijkheden zodat al deze gebruikers kunnen kiezen voor de beste oplossing.”
Op dit moment draait de koppeling tussen SmartDocuments en BWT4all ook al in de gemeenten Dronten, Hoorn en Enschede. In de toekomst gaat de gemeente Groningen de koppeling inzetten voor alle vergunningen en rapporten. In totaal gaan meer dan 200 medewerkers van de gemeente Groningen gebruik maken van de koppeling.
