Gemeenteraden gaan papierloos vergaderen

Image by gholzer via Flickr

In twintig gemeenteraden krijgen raadsleden een e-reader of ‘digital reader’. De bedoeling is dat in die gemeenten de nieuwe gemeenteraden, die in...

In twintig gemeenteraden krijgen raadsleden een e-reader of ‘digital reader’. De bedoeling is dat in die gemeenten de nieuwe gemeenteraden, die in maart 2010 worden gekozen, geheel papierloos kunnen werken. Onder de gemeenten die nu proefdraaien zijn gemeenten van hele verschillende omvang, zoals Amsterdam, Buren en Hardenberg.

Papierloos
'Het is geweldig, ik gooi al het papier weg, alles gaat nu via die e-reader,’ zegt Henk Meulink, fractievoorzitter van het CDA in Hardenberg. Meulink heeft gisteren voor het eerst met het apparaat vergaderd en hij is heel enthousiast. ‘Die e-reader sorteert de stukken automatisch. Per vergadering staan de stukken in een mapje. Je haalt op wat je wilt, klikt door als je nog iets wilt opzoeken. Het werkt echt heel fijn. Je kunt er ook aantekeningen op maken. Ik gooi al het papier weg. Je moet gewoon in een keer over gaan, papierloos.’

Bijna A4
Raadsleden krijgen een e-reader van het Nederlandse bedrijf iRex. Het ‘elektronisch papier’ is net iets kleiner dan een A4-tje. Het leest alsof het op gewoon papier gedrukt staat, je hebt dus geen last van hinderlijke reflecties. ‘Gisteren was een grafiekje was op de papierenversie van de stukken niet te lezen - het was slecht gekopieerd - maar op mijn e-reader zag je het wel,’ zegt Meulink vrolijk. Op dit moment biedt de e-reader, die ongeveer zevenhonderd euro kost, verschillende grijstinten. Naar verwachting komt er in 2010 een kleuren-reader.

Drieduizend euro
De techniek ‘achter’ de reader wordt geleverd door NotuBiz, een bedrijf dat voor veel gemeenten de raadspublicaties verzorgt. ‘Gemeenten kopen zelf de e-readers. Wij verzorgen dan dat de digitale teksten via een informatiemanagement-systeem op die readers terecht komt,’ zegt Rens Groeneveld van NotuBiz. Per jaar kost dat per gemeenteraad zo’n drieduizend euro.

Bomen
Tegenover de kosten voor aanschaf, onderhoud en service staat een mogelijke besparing op papier-, kopieer- en koerierkosten, zegt Groeneveld. Ook Raadslid Meulink ziet dergelijke voordelen: ‘Als gemeente betalen we nu alleen al aan papierkosten nu twintigduizend euro per jaar. En het scheelt dat gezeul met papier. En het is zonde van de bomen en de benzine. Normaal komt drie keer per week een koerier hier alle stukken brengen. Dat hoeft dus niet meer.’

Wifi
Op dit moment kan de gebruikte e-reader nog niet draadloos worden ‘bijgevuld’; daarvoor moet het apparaat via een usb-kabeltje op een computer met internet worden aangesloten. Een volgende versie van het apparaat zal wel voorzien zijn van Wifi en dus draadlos toegang krijgen tot een netwerk. ‘Dan komen ook de laatste amendementen digitaal binnen. Die worden nu nog op papier uitgedeeld,’ zegt Meulink haast verontschuldigend. Hij heeft nog wel een idee om het apparaat nog beter te maken. 'Nu is op deze reader alleen NRC Handelsblad te lezen. Het zou fijn zijn als ook de lokale krant hierop verschijnt. Dan kunnen we ook al het nieuws over onze gemeente hierop lezen.'